La GED est une des étapes de la transformation numérique
Une bonne gestion électronique de documents fait gagner un temps précieux à l'entreprise, temps qui peut être converti en croissance.
La GED en 4 étapes
Acquisition
Votre situation actuelle
Plan de transformation digitale
Indexation
Système d'information
Hardware (informatique)
Software (CRM - ERP, site internet)
Stockage
Vos documents papiers
Vos besoins
Transition vers le numérique
Diffusion
Système de messagerie sécurisée
CRM - ERP
LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS
LES BENEFICES DE LA DEMATERIALISATION
La dématérialisation permet de remplacer le papier par un fichier numérique
2 cas :
Soit le document peut être papier
Soit le document est déjà sous format numérique
C’est aussi d’archiver un document sous forme numérique
Egalement dématérialiser un document pour l’envoyer au format numérique plutôt que au format papier
LES BENEFICES DE LA DEMATERIALISATION
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Réduction des coûts
Amélioration de la traçabilité
Automatisation des processus
Réduction de l’impact environnemental
Augmentation de la productivité
Réduction de la charge papier / stockage
Augmentation de la réactivité des utilisateurs
LA CAPTURE / LE DEPOT
Les documents papier doivent être numérisés via :
Scanner : la gamme Fujitsu permet de numériser plusieurs documents de différentes tailles et différents types de papier.
Les scanners sont à privilégier pour les gros volumes de scan. L’avantage est qu’il peut être placé sur le bureau à côté de l’utilisateur.
Multifonction : la gamme de multifonctions de KYOCERA permet de numériser rapidement des documents en recto verso avec un chargeur numérisation 1 passage. C’est un véritable gain de temps pour les utilisateurs.
Un document peut déjà être au format numérique
ScannerVision et AutoStore permettent de classer le document numérique dans le bon dossier
TRANSFORMER UN DOCUMENT
Pour qu’un document puisse être rapidement retrouvé, il faut qu’il soit soumis à quelques transformations (OCR) afin que les mots clés soient sources de recherche
PDF interrogeable
Abbyy FineReader
Il est également possible de supprimer les pages blanches, de les séparer par lot, d’améliorer la qualité de l’image … avec
AutoStore
ScannerVision
Les documents à dématérialiser
DEMATERIALISATION DES
FACTURES
Obligation à partir de 2026 pour les entreprises
DEMATERIALISATION DES FICHES DE PAIE
Mettez-vous en conformité avec la loi en éditant vos bulletins de salaire électroniques
SIGNATURE ELECTRONIQUE DES CONTRATS
Archiver, retrouver et échanger ses documents en toute simplicité
Armoire de Gestion Documentaire Numérique
Moins de papier, plus de productivité
Stockage de documents dans une armoire numérique : archivage, partage, transformation, sécurité documentaire
ARMOIRE NUMERIQUE EN MODE SaaS
Documents numérisés
Classement automatique ou semi-automatique
Accès à l'armoire par un compte utilisateur
PARTAGE DES DOCUMENTS ENTRE COLLABORATEURS
Accès au document sur le cloud où que vous soyez
Consultation des documents de manière sécurisée
Echange de document en toute simplicité
MODIFICATION DES DOCUMENTS AVEC 100% DE TRACABILITE
Accès au document
Modification du document : apposer une note, un post-it, une signature, un tampon ...
Enregistrement automatique de chaque modification : utilisateur, date, heure
Solutions de Gestion Documentaire
Dématérialiser les documents :
Dématérialisation du document
Les documents arrivent de plusieurs manières dans l'entreprise : par courrier, par mail. Dans le cadre de la transition numérique de l'entreprise, les documents doivent se transformer numériquement pour permettre leur classement dans une armoire numérique. l'armoire numérique est une solution de dématérialisation qui permet de capturer le document, l'indexer de manière automatique ou manuelle, le stocker pour le reprendre et le transformer avec une traçabilité et enfin le diffuser
Envoyer des documents dématérialisés :
Envoi dématérialisé de documents sortants
La législation impose déjà l'envoi de documents dématérialisés : c'est le cas du bulletin de salaire et à l'horizon de 2026 et 2027, les factures clients devront faire l'objet d'un envoi dématérialisé, comme c'est le cas pour les factures à destination de l'administration via le portail Chorus pro. A terme, l'envoi de contrats électroniques viendra compléter l'envoi dématérialisé de documents sortants
Partager des documents dématérialisés :
Gestion et partage des données où que vous soyez
Que vous soyez au bureau ou en mobilité, vous avez le besoin de partager des données entre collaborateurs. Pour faciliter ce partage et en garantir la sécurité, l'entreprise doit se doter d'un système intuitif et sécurisé qui est une manne de gain de temps et de productivité. Cette organisation connectée, part inégrante du système d'information, est un des moteurs de croissance de l'entreprise
Sauvegarder l'information numérique :
Système d'information sécurisé et sauvegarde
La mise en place d'une organisation connectée, d'un nouveau système d'information, est accompagnée d'un système de sauvegarde en mode Cloud (serveurs en France uniquement), qui permet de se prémunir contre la perte de données et le piratages des informations sensibles de l'entreprise
ZEENDOC : la solution de gestion électronique des documents
Aujourd’hui, les boîtes d’archives, les piles de papier, les classeurs font partie du quotidien de toute organisation. Ils sont une source de perte de temps dans la recherche d’information et gros consommateurs d’espace dans les bureaux… Il est donc temps d’adopter une solution qui vous permette d’accéder rapidement à cette information, de l’échanger de façon simple tout en sécurisant les documents qui la contiennent.
Zeendoc est la solution adaptée aux besoins de toutes les TPE et PME, des petites et moyennes collectivités, qui ont besoin de classer, rechercher, partager et synthétiser l’information contenue dans leur base documentaire, de façon simple et sécurisée. De plus, grâce au mode SaaS, vous pouvez accéder à Zeendoc à tout moment 24/24 depuis n’importe quel poste de travail tout en conservant le même niveau de sécurité que si vous étiez dans vos locaux.
ZEENDOC,
LA SOLUTION CLOUD
DE GESTION DES DOCUMENTS,
DE DEMATERIALISATION DE VOS ECHANGES
ET D'AUTOMATISATION DE VOS TACHES REPETITIVES
Destinée aux entreprises et collectivités locales
ARCHIVER
CLASSER
AUTOMATISER
EXPLOITER
ZEENDOC EST UN OUTIL UNIQUE SUR LE MARCHE
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Il traite les informations de votre société et vous permet de les retrouver de façon
rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
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Cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.
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Vos informations, c’est-à-dire les données contenues dans l’ensemble des documents
archivés ou actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier,
email, pièce jointe, etc…) sont valorisées par Zeendoc.
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C’est aussi l’automatisation de vos tâches répétitives : génération d’écritures
comptables, validation de facture fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison
d’écritures comptables ou bancaires, validation de notes de frais, etc…
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Zeendoc vous accompagne dans la dématérialisation de vos échanges conformément
aux législations : RGPD, Chorus Pro, Loi Macron, bulletin de paie électronique,
signature électronique de contrats commerciaux.
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L’application Zeendoc lira l’ensemble de ces documents, les classera automatiquement
et vous les restituera en un clic.
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Ne cherchez plus vos documents.
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Zeendoc fournit à ses clients une solution simple et efficace de stockage,
de traitement, de recherche et de partage des informations.
Vos avantages à utiliser Zeendoc :
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Mobilité : pouvoir accéder à vos documents 24/24, 7/7 depuis n’importe quel poste utilisateur
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Retrouver rapidement et facilement un document et le partager : outil intuitif à utiliser (glisser déposer) qui permet de transférer directement un mail avec pièce jointe par exemple
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Outil collaboratif : partage et diffusion plus facile des documents et dossiers entre les différents intervenants de l’entreprise
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Gain de place : moins de papier et carton à stocker
POURQUOI CHOISIR ZEENDOC ?
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Près de 20 ans d’expérience
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Made in France et 100 % Cloud
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Accès sécurisé depuis un navigateur web
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Classer, retrouver et apporter de lavaleur légale à vos documents
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Automatiser vos tâches quotidiennes répétitives
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Solution modulable et évolutive
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Intégration avec vos logiciels existants